Les réfugiés venant d’Ukraine et l’application des dispositions RGPD

Suite à l’invasion de l’Ukraine par la Russie le 24 février 2022, près de 2 millions de réfugiés ukrainiens fuyant la guerre ont trouvé refuge en Pologne. L’Etat polonais a été obligé de proposer rapidement des solutions juridiques visant ces réfugiés. Le 12 mars 2022 une loi spéciale est entrée en vigueur rétroactivement à la date du début de l’agression de la Russie contre l’Ukraine (soit à partir du 24 février 2022) créant les bases légales visant à légaliser le séjour des personnes venant d’Ukraine sur le territoire de la République de Pologne.

Conformément à l’art. 4 alinéa 1 de la loi spéciale, chaque citoyen ukrainien résidant légalement en Pologne reçoit, suite à la demande déposée, le numéro d’identification PESEL qui permet de créer un compte administratif électronique ePUAP, d’exercer légalement un travail et d’obtenir le droit à l’éducation. Grâce à ces mesures chaque citoyen ukrainien pourra également entreprendre et exercer une activité économique en Pologne selon les mêmes conditions qu’un citoyen polonais.

Dans ce cadre, il faut souligner que les personnes qui ont trouvé refuge en Pologne suite au conflit armé en Ukraine peuvent exercer pleinement le droit de protéger leurs données personnelles conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (Règlement général sur la protection des données – RGPD).

L’Office polonais pour la protection des données personnelles a créé une adresse e-mail destinée aux citoyens ukrainiens résidant en Pologne qui souhaitent obtenir des informations concernant le traitement des données personnelles : forukraine@uodo.gov.pl

Un guide bilingue (en ukrainien et en anglais) a également été préparé pour informer les citoyens ukrainiens de leurs droits en vertu du RGPD:  https://uodo.gov.pl/pl/file/3979

De nombreuses institutions en Pologne se sont engagées dans une aide humanitaire aux citoyens ukrainiens, ce qui implique inévitablement le traitement de données personnelles. Dans tous ces cas, les dispositions générales du droit international en vigueur s’appliquent, y compris les dispositions du RGPD (notamment la 95/46/CE sur le RGPD).

Selon les dispositions du RGPD, l’obligation d’information doit être respectée sauf si l’une des conditions d’exemption à cette obligation est remplie. Conformément à l’art. 12 RGPD, le responsable du traitement prend les mesures appropriées pour fournir à la personne concernée toutes les informations visées à l’art. 13 et 14, et pour transmettre toute communication sur le traitement de ses données conformément à l’art. 15-22 et 34. Le responsable du traitement doit donc s’adapter aux destinataires de ces informations. Dans le cas contraire, le responsable du traitement ne serait pas en mesure de respecter le principe de transparence et de responsabilité.

Le process de traitement des données personnelles, p.ex. l’assistance fournie aux citoyens ukrainiens, doit toujours être soumis à l’analyse du responsable du traitement et enregistré dans le registre des activités de traitement. Le registre correct des activités de traitement des données facilite notamment l’établissement d’une clause d’information adressée aux personnes dont les données sont traitées.

Notre cabinet est prestataire des services en matière de GDPR. Nous pouvons assurer notamment le service de contrôle de conformité du traitement des données personnelles. Pour obtenir plus d’informations, veuillez contacter notre cabinet.