Uchodźcy z Ukrainy a RODO

W związku z agresją Federacji Rosyjskiej na Ukrainę, w dniu 24 lutego 2022 r. prawie 2 miliony uchodźców z Ukrainy znalazło schronienie przed wojną  na terenie RP. Wymusiło to na naszym Państwie  opracowanie rozwiązań prawnych adresowanych do wskazanej wyżej grupy cudzoziemców. W dniu 12 marca 2022r. weszła w życie z mocą wsteczną od dnia rozpoczęcia agresji Rosji na Ukrainę, tj. od dnia 24 lutego 2022 r. „specustawa” stwarzająca podstawy prawne legalizacji pobytu na terenie RP osób przybywających z terenów Ukrainy.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 „specustawy”, każdy legalnie przebywający na terenie RP obywatel Ukrainy otrzyma, na podstawie złożonego wniosku, numer PESEL, dzięki któremu będzie mógł założyć profil zaufany (ePuap), legalnie podjąć pracę, uzyska prawo do edukacji, będzie także mógł podejmować
i wykonywać na terenie RP działalność gospodarczą na takich samych  zasadach jak obywatel RP.

Należy mieć na uwadze że osoby które znalazły schronienie na terenie RP w związku z zaistniałym na terenie Ukrainy konfliktem zbrojnym mają pełne prawo do ochrony swoich danych osobowych
w oparciu o zapisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/ 679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO).

Urząd Ochrony Danych Osobowych uruchomił specjalny adres poczty elektronicznej, pod którym obywatele Ukrainy, przebywający w Polsce mogą uzyskać  niezbędne informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:  forukraine@uodo.gov.pl.

Przygotowany również został w języku ukraińskim oraz angielskim specjalny poradnik, informujący obywateli Ukrainy o przysługujących im na gruncie RODO prawach.

Link do poradnika: (https://uodo.gov.pl/pl/file/3979)

Wiele instytucji w Polsce zaangażowało się lub zostało zaangażowanych w świadczenie obywatelom Ukrainy pomocy humanitarnej, co niewątpliwie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Zastosowanie znajdą tutaj ogólne przepisy obowiązujące w prawie międzynarodowym, w tym  przepisy RODO (zgodnie z motywem 46 RODO).

W świetle przepisów RODO obowiązek informacyjny należy spełnić, o ile nie zachodzi jedna z przesłanek, która przewiduje możliwość zwolnienia z tego obowiązku. Zgodnie z art. 12 RODO administrator podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie oraz jasnym i prostym językiem, udzielić osobie której dane dotyczą, wszelkich informacji, o których mowa w art. 13 i 14, oraz prowadzić z nią wszelką komunikację na mocy art. 15-22 i 34 w sprawie przetwarzania. Administrator powinien zatem dostosować się do odbiorców tych informacji. W przeciwnym wypadku administrator nie będzie w stanie wykazać realizacji zasady przejrzystości i rozliczalności.

Proces przetwarzania danych osobowych, np. udzielana pomoc obywatelom Ukrainy, zawsze powinien być poddany analizie administratora i znaleźć swoje odzwierciedlenie w prowadzonym przez niego rejestrze czynności przetwarzania. Właściwie opracowany i przygotowany rejestr czynności przetwarzania danych ułatwia, m.in. przygotowanie klauzuli informacyjnej skierowanej do osób, których dane są przetwarzane.

Kancelaria świadczy usługi w zakresie RODO, w tym weryfikację poprawności procesów dot. przetwarzania danych osobowych. W przypadku chęci skorzystania z usług, zapraszamy do kontaktu.