Z dniem 1 stycznia 2022 r. weszły w życie zmiany dotyczące zasad podpisywania dokumentów finansowych spółek handlowych (sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki).
Zgodnie z dotychczasowymi przepisami dokumenty te musiały być podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym) przez wszystkich członków zarządu, a sprawozdanie finansowe dodatkowo przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki.
Od 1 stycznia 2022 r. wystarczające jest elektroniczne podpisanie sprawozdania finansowego przez co najmniej jednego członka zarządu oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Warunkiem zastosowania tego uproszczonego trybu jest złożenie przez wszystkich pozostałych członków zarządu oświadczenia, że dokumenty finansowe spełniają wymagania przewidziane w ustawie.
Oświadczenie takie powinno:
- być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo w postaci papierowej oraz opatrzone własnoręcznym podpisem. Jeżeli oświadczenie jest sporządzone w formie papierowej członek zarządu podpisujący sprawozdanie finansowe jest zobowiązany zapewnić sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.
- zawierać wskazanie sprawozdania finansowego, którego dotyczy, w szczególności poprzez wskazanie daty i godziny podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych;
- zostać dołączane do sprawozdania finansowego i składane razem z nim do KRS. Powinno być również przechowywane w wskazany w ustawie sposób.
Powyższe zasady będą miały także odpowiednie zastosowanie m.in. do sprawozdania z działalności (w tym wypadku nie podpisuje go osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg) lub sprawozdania skonsolidowanego.
Oczywiście nadal dopuszczalne jest podpisanie dokumentów finansowych na dotychczasowych zasadach, tj. elektronicznie przez wszystkich członków zarządu.
W razie jakichkolwiek pytań lub trudności związanych z podpisaniem dokumentów finansowych spółki lub ich zatwierdzeniem pozostajemy do Państwa dyspozycji.