E-reprezentant w oddziale zagranicznego przedsiębiorcy

Niespójne przepisy dla oddziałów zagranicznych przedsiębiorców. Niepewność uprawnień reprezentanta w oddziale zagranicznego przedsiębiorcy.

Czy osoba reprezentująca zagranicznego przedsiębiorcę w polskim oddziale ma legitymację do podpisania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)? Przepisy w polskim prawie nie są zgodne w tej kwestii.

Jednym ze sposobów prowadzenia działalności przez podmioty zagraniczne w Polsce jest utworzenie oddziału przedsiębiorcy zagranicznego. W takim wypadku przedsiębiorca zagraniczny jest zobowiązany  prowadzić dla oddziału oddzielną rachunkowość w języku polskim, zgodnie z przepisami o rachunkowości. Dotyczą go również obowiązki związane ze składaniem sprawozdań finansowych. Wypełnienie obowiązków sprawozdawczych  w oddziale zagranicznego przedsiębiorcy jest utrudnione z powodu braku spójności odpowiednich przepisów.

Niepewność prawna przed nowelizacją

Mimo że od wejścia w życie nowych przepisów w sprawie elektronicznego przekazywania sprawozdań finansowych do KRS upłynął już rok, to do niedawna kwestie prawne związane z ich składaniem do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) przez oddziały zagranicznych przedsiębiorców budziły wątpliwości. 

Ustawodawca, wprowadzając reformę sporządzania i składania sprawozdań finansowych, pominął całkowicie kwestie oddziałów podmiotów zagranicznych, pozostawiając je same z problemem wywiązania się z obowiązku sprawozdawczości.  Niestety, niespójność przepisów ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (ustawa o KRS) i ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (UOR) sprawia, że pozostajemy nadal w sferze niepewności prawnej, co otwiera pole do różnych interpretacji.

Jeszcze do niedawna nie było możliwe skorzystanie z trybu bezpłatnego składania dokumentów finansowych do RDF.  Zgodnie z poprzednimi przepisami, jedynymi podmiotami uprawnionymi do złożenia dokumentów byli członkowie organu zarządzającego, czyli zarządu zagranicznej spółki, którzy jednak ze względu na brak możliwości ujawnienia ich numerów PESEL w rejestrze przedsiębiorców, nie byli w stanie podpisać zgłoszenia na platformie eKRS. Takiego uprawnienia nie miała również osoba upoważniona do reprezentacji zagranicznego przedsiębiorcy. w oddziale (reprezentant oddziału). Sporna była także możliwość realizacji tego obowiązku przez pełnomocnika procesowego.

Niepewność po nowelizacji

Nowelizacja ustawy o KRS  z dnia 12 stycznia 2019 r. wprowadziła zmiany w art. 19 e ust. 2, które otworzyły możliwość działania reprezentantowi oddziału. 

Art. 19e ustawy o KRS w aktualnym brzmieniu wyznacza do złożenia sprawozdania finansowego na platformie eKRS jedynie osobę fizyczną, której PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisaną jako uprawnioną do reprezentowania podmiotu samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym i likwidator. 

Zatem, biorąc pod uwagę art. 16 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, reprezentant oddziału przedsiębiorcy zagranicznego wydaje się być najbardziej naturalnym kandydatem na e-reprezentanta, zważywszy, że jego dane, w tym numer PESEL, podlegają ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców.

Co prawda, możliwe jest już dzisiaj bezpłatne złożenie e-sprawozdania do RDF przez reprezentanta oddziału, to jednak samo podpisanie sprawozdania finansowego już takie oczywiste nie jest.  

Zgodnie z treścią art. 52 ust. 2 UOR sprawozdania finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, a jeżeli kieruje nią organ wieloosobowy – to wszyscy jego członkowie. W definicji pojęcia „kierownik jednostki” zabrakło jednak reprezentanta oddziału. Dlatego nie można jednoznacznie stwierdzić, że jako kierownik jednostki ma on legitymację do podpisania sprawozdania finansowego.

Po nowelizacji twórcy platformy eKRS umożliwili podpisywanie zgłoszeń reprezentantom oddziałów, których numery PESEL są ujawnione w rejestrze przedsiębiorców.  Proces podpisywania i składania dokumentów finansowych w RDF jest zautomatyzowany. O tym, kto może podpisać oraz złożyć sprawozdanie finansowe, decyduje funkcjonalność systemu bez uprzedniego przeprowadzania procesu decyzyjnego przez sąd rejestrowy.  

Kolejne zmiany  od kwietnia

1 kwietnia 2019 r. wchodzi w życie nowelizacja art. 19e ustawy o KRS przyznająca adwokatom, radcom prawnym lub prawnikom zagranicznym, których dane Naczelna Rada Adwokacka lub Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości, uprawnienie do składania za pośrednictwem RDF:

  • sprawozdań finansowych, 
  • uchwał,postanowień o zatwierdzeniu sprawozdań finansowych i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokrycia straty, 
  • innych dokumentów, o których mowa w UOR 

Po 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe mogą być sporządzane i składane tylko i wyłącznie w formacie XML, natomiast pozostałe ww. dokumenty   są składane jako skany w formacie PDF opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.  

Procedura podpisywania sprawozdań finansowych w formacie XML rozpoczyna się od podpisania pliku XML przez osobę sporządzającą, czyli księgowego, elektronicznym podpisem kwalifikowanym jako podpis zewnętrzny. Należy pamiętać, że plik XML jest weryfikowany na platformie eKRS przez numer KRS, dlatego wpisanie np. numeru NIP spowoduje jego odrzucenie.  Kolejnym etapem jest podpisanie pliku XML przez reprezentanta oddziału. Podpisywany plik powinien mieć rozszerzenie XML.XADES.. Tak podpisany dokument XML składany jest do RDF. 

Zdaniem autorki

Rekomenduję podpisanie i złożenie sprawozdania finansowego przez reprezentanta oddziału, mimo braku spójności przepisów. Na gruncie aktualnych przepisów jest to jedyna osoba, która będzie mogła spełnić obowiązek ustawowy, polegający na elektronicznym podpisaniu sprawozdania finansowego i złożeniu go do RDF.

 

Maria SCHITTULLI 
radca prawny I wspólnik zarządzający
SCHITTULLI I WSPÓLNICY KANCELARIA PRAWNA SP.K. 
(SCHITTULLI LAWYERS)